Digitalisierung und Pandemie als Treiber zu einer neuen Arbeitswelt

 

New Work ist zur Zeit in aller Munde. Es ist kein völlig neues Konzept, aber es kann die Arbeitswelt aufgrund zweier Entwicklungen der vergangenen Jahre grundlegend verändern.

Da ist zum einen die Digitalisierung als Ausgangspunkt. Dank der Digitalisierung von Arbeits- und Prozessabläufen können unternehmensinterne Workflows automatisiert und komplexe Arbeitsprozesse effizienter und einfacher gestaltet werden. Zudem entstehen digitale Arbeitsplätze, die die Basis für standortunabhängiges, zeitlich flexibles und mobiles Arbeiten schaffen.

Die Corona-Pandemie wiederum wirkte auf die Digitalisierung wie ein Booster. Noch nie haben so viele Menschen von zu Hause oder anderen Standorten aus gearbeitet als im Büro. Besprechungen oder Vorstellungsgespräche finden mittlerweile virtuell per Videoanruf statt.

Führungskräfte müssen sich daran gewöhnen, dass die Zeit der jahrzehntelangen Anwesenheit von Mitarbeitern in Büros vorbei ist. Das verlangt ihnen großes Vertrauen in ihre Mitarbeiter ab. Der Fokus liegt nun einzig und allein auf den Ergebnissen ihrer Mitarbeiter.

Diese Veränderungen sind Beispiele für die „neue Arbeit“ am Arbeitsplatz, welche einen enormen Einfluss auf Organisationen und ihre Prozesse haben. Die Krise hat also weltweit zu einem Umdenken geführt, wie und wo Menschen zukünftig arbeiten werden.

 

Was steckt hinter dem Konzept New Work?

 

„Neue Arbeit“ ist zu einem Oberbegriff für weitreichende Veränderungen in der Arbeitswelt geworden. New Work, auch „Arbeit 4.0“ genannt, steht sinnbildlich für die Redewendung „arbeiten, um zu leben, statt leben, um zu arbeiten“.

Geprägt wurde der Begriff von dem deutsch-amerikanischen Sozialphilosophen Frithjof Bergmann. Dieser schuf die „New Work“-Bewegung als Gegenmittel zur „alten Arbeit“, beispielsweise Fließbandarbeit, bei der der Mensch nur Mittel zum Zweck ist.

New Work ist eine Zukunftsvision, in der die Automatisierung die grundlegenden Aspekte der Funktionen eines Unternehmens übernehmen wird, damit die beruflichen Tätigkeiten für die Mitarbeiter erfüllender werden.

Das wichtigste Merkmal von New Work ist das, was Bergmann „Arbeit, die man wirklich, wirklich will“ nennt. Das bedeutet, dass man eine Arbeit findet, die mit den eigenen Träumen, Fähigkeiten und Werten übereinstimmt. Arbeitnehmer werden sich zu Jobs hingezogen fühlen, die ihnen ein Gefühl von Sinnhaftigkeit geben.

Zu den drei wichtigsten Erleichterungen von New Work gehören die Möglichkeit, von überall aus arbeiten zu können, die aktive Mitgestaltung der Unternehmensstrategie und die Verbindung auf einer tieferen, persönlichen Ebene.

 

Die 6 Komponenten des New Work-Konzeptes

 

Die praktische Umsetzung des New Work-Konzeptes erfordert folgende 6 Schlüsselkomponenten:

 

1. Digitalisierung: Automatisierte Workflows und Arbeitsabläufe sorgen für mehr Einfachheit, Produktivität und Effektivität innerhalb von Geschäftsprozessen.
2. Flexibilität: Es entstehen völlig neue Arbeitsmodelle, die sowohl zeitlich flexibel als auch standortunabhängig sind und somit effektives und mobiles Arbeiten ermöglichen.
3. Agilität: Geschäftsprozesse sind so gestaltet, dass sie schnell an unvorhergesehene Ereignisse und neue Anforderungen angepasst werden können.
4. Individualität: Mitarbeiter entscheiden selbstständig über ihre Leistungs- und Entwicklungsziele und werden in die Strategieentwicklung einbezogen. Selbstständige Arbeit soll gefördert und mehr Verantwortung übertragen werden. Wichtig: regelmäßiges Feedback, eine Vertrauenskultur und Fehlertoleranz.
5. Neue Bürokonzepte: Flexible Arbeitsräume fördern die Kommunikation und Kreativität in fachübergreifenden und virtuellen Teams.
6. Flache Hierarchien: eine moderne, demokratische Führungskultur, die geprägt ist von offener Kommunikation, kurzen Entscheidungswegen sowie Vertrauen und Wertschätzung.

 

New Work bei Holix: Wir schaffen neue digitale Arbeitswelten

 

Holix unterstützt seine Kunden dabei eine moderne Arbeitswelt zu schaffen, die sich an den Ideen von New Work orientiert.

Zusammen mit unseren Kunden kreieren wir neue einzigartige Arbeitserlebnisse, indem wir sie bei der Transformation hin zu einer digitalen Arbeitskultur unterstützen.

Basierend auf den Schlüsselkomponenten von New Work bieten wir die unterschiedlichsten Produkte und Lösungen an, um auch Ihr Unternehmen für die neue Arbeitswelt fit zu machen:

1) Im Bereich Digitalisierung und Prozessautomatisierung geben wir unseren Kunden IT-Lösungen an die Hand, mit deren Hilfe sich Unternehmensprozesse automatisieren und Workflows nahtlos in ihren Teams etablieren lassen.

Die Plattformen unserer Partner Asana und Kissflow sorgen vor allem für simple, produktive und effektive Abläufe innerhalb von Unternehmensorganisationen.

So behalten unsere Kunden immer den Überblick über alle laufenden Projekte und können die Produktivität und Effizienz ihrer Prozessschritte und Maßnahmen evaluieren und optimieren.

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2) Alle von Holix angebotenen Lösungen bieten unseren Kunden die volle Flexibilität im Arbeitsalltag.

Egal, ob Google Workspace, Asana, Kissflow oder FreshWorks – alle Produkte sind cloudbasierte Anwendungen, sodass sich Team unabhängig von Gerät oder Standort zu jeder Zeit vernetzen und zusammenarbeiten können.

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3) Begeisterte Mitarbeiter und Kunden erfordern Agilität. Zum einen geht es darum den Kunden besser zu verstehen und gezielt seine Interessen anzusprechen und gleichzeitig den Mitarbeiter beim Erledigen seiner Aufgaben zu unterstützen.

Beides erreichen Unternehmen dank der Anwendungen FreshDesk und FreshSales von FreshWorks.

Mit FreshSales optimieren unsere Kunden ihre Vertriebsprozesse und schaffen personalisierte Kauferlebnisse für ihre Kunden.

FreshDesk bietet Kundenservice-Mitarbeitern mehr Kontext und Automatisierung, um besser auf Kundenbedürfnisse einzugehen und ihnen die bestmögliche Lösung anbieten zu können.

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4) New Work rückt die Individualität von Mitarbeitern in den Fokus.

Gerade im Rahmen von Change-Prozessen wie dem New Work-Konzept ist es daher wichtig, die Stimmung der Mitarbeiter einzufangen und herauszufinden, welche Themen und Fragen sie beschäftigen.

Dank des Stimmungsbarometers, das mit Hilfe von TeamEcho erstellt wird, können Führungskräfte ihre Mitarbeiter besser verstehen lernen und zusammen mit den Mitarbeitern gezielte Maßnahmen ableiten, um sie bei ihren Entwicklungszielen bestmöglich zu unterstützen.

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5) Aufgrund neuer Bürokonzepte ist ein fester Arbeitsplatz an einem Unternehmensstandort oft nicht mehr notwendig. Neben dem klassischen Homeoffice entstehen immer mehr „Remote Konzept“, wie etwa Coworking Spaces.

Umso wichtiger ist es dann, dass alle Teammitglieder stets vernetzt sind und uneingeschränkt miteinander kommunizieren und agieren können.

Google Workspace deckt das gesamte Spektrum des Arbeitsalltags ab und bietet damit eine ganzheitliche Office-Lösung an, um produktiv und effizient zu arbeiten und mit dem gesamtem Team vernetzt zu bleiben. Mit Google Workspace können Sie beispielsweise über Gmail Mails versenden, mit Google Calender Termine planen und dank Google Meet auch Online-Meetings organisieren.

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6) Flache Hierarchien setzen einen offenen Austausch und kurze Kommunikationswege sowie Vertrauen und Wertschätzung voraus.

Dank Kollaborationstools wie Google Workspace mit seinen zahlreichen Features wie Google Chat oder Google Meet sind die Führungskräfte meist nur noch einen Klick entfernt.

Mit der Mitarbeiterfeedback-Plattform TeamEcho geben Unternehmen ihren Mitarbeitern eine Stimme und damit die Möglichkeit, ihre (Un-)Zufriedenheit, ihre Wünsche und auch Sorgen zum Ausdruck zu bringen.

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Wenn auch Sie Ihr Unternehmen auf das New Work-Zeitalter umstellen möchten, dann vereinbaren Sie noch heute einen kostenlosen Beratungstermin mit uns und erfahren Sie, wie wir dies gemeinsam umsetzen können.

Projektmanagement-Tools: Wozu braucht man das eigentlich

 

Der Sinn hinter jeder Projektmanagement-Software ist schnell erklärt: Sie unterstützt Unternehmen und Projektteams bei der Ausarbeitung und Durchführung von Projekten. Zu ihren zentralen Funktionen zählen Projektplanung und -steuerung, Ressourcenmanagement, Projektcontrolling und Zeiterfassung.

Um den Erfolg eines Projektes sicherzustellen, müssen Projektleiter und Führungskräfte zu jeder Zeit den Überblick über alle Komponenten des Projektmanagements behalten. Aufgrund der zunehmenden Projektkomplexität und der steigenden Anzahl an Beteiligten ist ein passgenaues Projektmanagement-Tool daher heutzutage essentiell.

Für den Begriff Projektmanagement-Software bzw. Projektmanagement-Tool gibt es keine einheitliche Definition, was dazu führt, dass es eine Vielzahl an Produkten verschiedener Anbieter auf dem Markt gibt, die in diese Kategorie fallen. Sie unterscheiden sich vor allem hinsichtlich ihrer Benutzerfreundlichkeit und ihrer Features sowie in Bezug auf ihre Komplexität, von Einsteiger-Software bis hin zu komplexeren Multi-Projektmanagement-Systemen.

Entscheidend für die Auswahl des geeigneten Projektmanagement-Tools sind die individuellen Projekt- und Arbeitsanforderungen sowie die geplanten Einsatzbereiche.

 

Welche Vor- und Nachteile bringt eine Projektmanagement-Software mit sich?

 

Die Vorteile eines Projektmanagement-Tools liegen klar auf der Hand:

• Die Projektorganisation erfolgt zentral auf einer Plattform und ist als Cloud-Lösung zudem mobil von überall aus verfüg- und nutzbar.
• Eine Projektmanagement-Software ermöglicht die Etablierung eines standardisierten Prozesses.
• Dank des Projektmanagement-Tools erhalten alle Beteiligten einen Gesamtüberblick über das Projekt zu wichtigen Kenngrößen wie die Qualität, Zeit und Kosten. Das wiederum erhöht die Transparenz.
• Das Projektteam behält dadurch die optimale Kontrolle über das Projekt und jede einzelne Projektphase und das über die gesamte Dauer des Projektes hinweg. Somit können die Kosten eines Projektes besser kontrolliert und Ressourcen wie Personal und Rohstoffe effizienter eingesetzt werden.

Die Nachteile einer Projektmanagement-Software beschränken sich überwiegend auf den Faktor Zeit. Zunächst nimmt die Suche und Auswahl der richtigen Software Zeit in Anspruch. Im Anschluss müssen alle Projektmitarbeiter intensiv in die neue Software eingearbeitet werden, um sie einerseits bestmöglich bedienen zu können und um sie andererseits als ihr Arbeitstool zu akzeptieren.

Hinzukommen die Kosten für die Anschaffung eines Projektmanagement-Tools.

Die Vorteile überwiegen gegenüber den Nachteilen jedoch um ein Deutliches, da ihre Anschaffung ausschlaggebend für den Erfolg eines Projektes ist.

 

Asana und Monday.com: Die zwei Größen im Projektmanagement

 

Wie bereits im ersten Abschnitt beschrieben, gibt es eine Vielzahl an Produkten und Anbietern von Projektmanagement-Tools. Zwei der größten und beliebtesten Anbieter von Projektmanagement-Lösungen sind Asana und Monday.com.

Für viele Interessenten stellt sich nun die Frage: Welcher der beiden Anbieter ist der Bessere und für welche der beiden Software-Lösungen sollten sich potenzielle Kunden entscheiden.

Doch was steckt eigentlich hinter den beiden Namen?

 

Was ist Asana?

 

Asana ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Lösung, die vor allem auf die Bedürfnisse und Herausforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen ausgerichtet ist.

Die Software bietet eine Komplettlösung in den Bereichen Task Management, Kollaborationen, Dokumenten-Management, Workflow Management, Portfolio Management und mehr.

Mit Asana können Sie den Aufgabenfortschritt in verschiedenen Ansichten wie Listen, Kalendern, Kanban-Boards und Gantt-Diagrammen nachverfolgen.

Es bietet knapp 200 Integrationen, damit Sie einfach und schnell zwischen all den verschiedenen Softwareprogrammen, die Sie verwenden, hin und her wechseln können,

Darüber hinaus unterstützen die in Asana integrierten Kommunikationstools die Zusammenarbeit auf der Teamebene und erleichtern die schnelle und effektive Kommunikation. Damit ist Asana weit mehr als ein reines Projektmanagement-Tool. Denn neben den klassischen Instrumenten der Projektplanung ermöglicht Asana zudem einen flexiblen und bedarfsorientierten Personaleinsatz. Asana findet daher auch speziell im Bereich des Workforcemanagement seine Anwendung.

Asana wird vor allem aufgrund seiner intuitiven Benutzerfreundlichkeit weltweit geschätzt.

 

Was ist Monday.com?

 

Auch bei Monday.com handelt es sich um ein cloudbasiertes Anwendungsprogramm. Die Projektmanagement-Suite des Programms ermöglicht den Nutzern, jeden einzelnen Schritt innerhalb des Projektmanagements in einem einzigen Bereich zu integrieren.

Wie bei Asana können auch bei Monday Aufgaben nachverfolgt, der Projektstatus visualisiert, die Zusammenarbeit erleichtert, die Transparenz erhöht und Dokumente gespeichert werden.

Monday bietet eine Plattform, in dem alle Teammitglieder bevorstehende Aufgaben nachverfolgen, bei jedem Projektschritt zusammenarbeiten, den Fortschritt durch verschiedene Tools wie Statistiken und Planungsoptionen abbilden und alles auf einer einzigen Plattform speichern können, die zu jederzeit für jedes Teammitglied zugänglich ist.

 

Asana vs. Monday.com: Worin unterscheiden sie sich voneinander?

 

Bei unserem Vergleich möchten wir vor allem tiefer auf die Punkte Workflow Management, Task Management, Portfolio Management und die Themen Sicherheit und Integration eingehen.

	Asana	Monday.com
Workflow Management	Arbeitsabläufe können über verschiedene Ansichten verwaltet werden (Listen, Boards, Kalender-Timeline). Aufgaben können in die jeweils ausgewählte Ansicht gezogen und ablegt werden, um den Workflow zu sehen. Projekte können auch anhand eines Kanban-Boards visualisiert werden. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und klar strukturiert. Asana unterstützt Teams außerdem dabei, manuelle Prozesse durch Automatisierung effizienter zu gestalten. Projekt- und Zeitpläne sowie Statusaktualisierungen und Prioritäten können somit besser skaliert und optimiert werden können.	Monday.com bietet eine ähnliche Art der Verwaltung von Arbeitsabläufen. Workflows können über Kanban-Tafeln, Diagramme und Zeitleisten bearbeitet und visualisiert werden. Die Standardansicht ist in Listenform, jedoch können Workflows auch über Kanban-Tafeln, Diagramme und Zeitleisten bearbeitet und visualisiert werden. Die Benutzeroberfläche ist sehr farbenfroh, was jedoch für Verwirrung und Ablenkung sorgen kann.
Task Management	Das Task Management bei Asana umfasst: das Formulieren von Aufgabenzielen das Erstellen von Aufgaben und Fristen das Zuweisen von Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams das Nachverfolgen der einzelnen Projektschritte Die zu erledigenden Aufgaben sind auf der Registerkarte „Meine Aufgabe“ auf der Startseite übersichtlich dargestellt. Mit dem Klicken auf eine beliebige Aufgabe lassen sich alle Aufgabendetails anzeigen und wichtige Dokumente für alle zugänglich anhängen. Aufgaben können projektübergreifend in mehreren Projekten und Teams referenziert werden. Dies erleichtert insbesondere die projekt- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Es können Unteraufgaben auf bis zu 5 Ebenen erstellt werden, um Arbeitsvorgänge besser, effizienter und übersichtlicher zu strukturieren.	Aufgaben werden auf ähnliche Weise erstellt, verwaltet und Teammitgliedern zugewiesen. Über den Aufgabenstatus kann der Fortschritt von Aufgaben nachverfolgt werden. Das Team wird so über die Erledigungsrate der Aufgabe auf dem Laufenden gehalten. Mit der Software können Sie auch tägliche Aufgabenlisten und wöchentliche Teamaufgaben verwalten. Der Teamleiter kann Aufgaben entwerfen und sie den Teammitgliedern zuweisen. Die Aktionstafeln geben einen Überblick über den Status jeder Aufgabe und machen die Aufgabenverwaltung für die Teammitglieder bequem. Unteraufgaben können nicht abgebildet werden.
Portfolio Verwaltung	Asana verfügt über ein Portfoliomanagement. Dieses ermöglicht die gesamte Verwaltung aller aktuellen Projekte in einem Bereich. Sie können das Portfolio der laufenden Projekte sehen, indem Sie aus den täglichen Aufgaben in Asana in die Portfolio-Ansicht wechseln. Die Portfolio-Ansicht zeigt den Status und die wichtigsten Kennzahlen jedes Projekts an, sodass Sie jederzeit auf Knopfdruck einen Übersicht über all Ihre Projekte haben.	Auch Monday.com bietet diese Möglichkeit an, verfügt jedoch im Gegensatz zu Asana nicht über einen eignen Bereich dafür. Über eine Funktion namens „Gruppen“ können Sie beliebige Abschnitte Ihres Projekts in Teilgruppen untergliedern. Im Gegensatz zu Asana zeigen die Gruppen jedoch nicht den kompletten Status der Projektfortschritte an.
Sicherheit	Asana erfüllt die Anforderungen von SOC 2 und ISO/IEC 27001:2013. Mehr zum Thema Sicherheit und Compliance finden Sie hier. Das Unternehmen gibt den Unternehmen nicht das Recht, die Software auf ihren Servern zu betreiben. Die Software ist cloudbasiert und verfügt über Firewalls, um Sicherheitsverletzungen für die Kunden zu vermeiden.	Monday.com hält die Daten seiner Kunden durch die Zusammenarbeit mit Amazon Web Service (AWS) jederzeit verfügbar. Darüber hinaus nutzt Monday.com auch die Sicherheitspraktiken der Google Cloud Platform. Das Unternehmen erfüllt die Normen ISO 27001 und ISO 27018. Mehr zum Thema Sicherheitszertifikate finden Sie hier.
Integrationen	Asana verfügt über mehr als 200 Integrationspartnerschaften mit Unternehmenssoftwareprogrammen. Sie können z.B. Google Workspace, Slack, Instagantt, Dropbox sowie Zeiterfassungsintegrationen wie Everhour nutzen, um Ihre Arbeit besser zu organisieren.	Monday liegt mit 50 Anbietern von Arbeitsraumlösungen abgeschlagen hinter Asana. Mit Monday.com lassen sich u.a. Zoom, Google Drive, Excel, etc. nutzen. Wie bei Asana kann die Zeiterfassung bei Monday.com mit Hilfe von Everhour erfolgen.

 

Asana vs. Monday.com: Ein Fazit

 

Sowohl Asana als auch Monday.com bringen einige positive als auch negative Aspekte mit sich. Beide Projektmanagement-Tools sind für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert und haben teilweise ähnliche Ansätze.

Uns haben jedoch die folgenden Punkte von Asana besonders überzeugt:

• Benutzerfreundliches Interface: Asana hat eine einfach zu bedienende und intuitive Oberfläche, die auch für Anfänger schnell verständlich ist.
• Anpassungsfähigkeit: Asana bietet Ihnen die Möglichkeit, fast jede Funktion, die Sie ausführen, anzupassen.
• Integrationen: Asana ermöglicht über 200 Integrationen mit verschiedensten Unternehmen von Softwareprogrammen.
• Mehrere Ansichten: Die Ansichten können je nach individueller Präferenz verwaltet werden. Sie haben zum Beispiel die Wahl aus Listen, Zeitleisten und Boards.
• Team-Zusammenarbeit: Teams können in Asana in einem einzigen Tool miteinander kommunizieren. So erhalten Sie den Überblick über mehrere Projekte und Portfolios gleichzeitig. Zudem können sich verschiedene Teams gegenseitig in ihrer Arbeit unterstützen.

Vereinbaren Sie noch heute einen kostenlosen Beratungstermin mit uns und erfahren Sie mehr über die Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten von Asana.