Spätestens seit Apple seine iCloud erstmals der Weltöffentlichkeit präsentiert hat, ist der Begriff Cloud aus dem Wortschatz des digitalen Zeitalters nicht mehr wegzudenken. 

Vor allem im privaten Bereich machen User täglich regen Gebrauch von dieser Technologie. Bilder, Videos, Musik und andere Dateien werden besonders aus Speicherplatzgründen, aber auch zum gegenseitigen Austausch, einfach ins Internet ausgelagert, da die dort vorhandenen Kapazitäten schier unendlich erscheinen.

Im Gegensatz zu privaten Usern stehen deutsche Unternehmen der Cloud-Technologie weitaus skeptischer gegenüber. Allen voran werden Sicherheitsbedenken und der Schutz sensitiver und streng vertraulicher Unternehmensdaten als Gründe genannt.

 

Cloud Computing: Was ist das eigentlich?

Um sich mit der Frage nach den Vor- und Nachteilen sowie den Mythen zur Cloud-Nutzung auseinandersetzen zu können, sollte ein Blick darauf geworfen werden, was sich hinter dem Begriff Cloud bzw. Cloud Computing eigentlich verbirgt.

Cloud Computing ist die bedarfsorientierte Bereitstellung von IT-Diensten, einschließlich Servern, Netzwerken, Softwareanwendungen, Datenspeicherung und Datenverarbeitung, über das Internet und nicht über lokale Netzwerke. Daher auch der Gedanke der Cloud, einer Wolke, die sinnbildlich für das Internet steht, in der alle Datenvorgänge außerhalb der eigenen Umgebung ablaufen. 

Gezahlt wird nur für die Anwendungen und Cloud-Dienste, die genutzt werden. Dieses Verfahren wird als Pay-as-you-go, oder kurz: PAYG, bezeichnet. In diesem Ansatz steckt viel Potenzial zur Senkung der Betriebskosten von Unternehmen sowie Möglichkeiten zur Skalierung.

Im Zeitalter digitaler Arbeitswelten müssen Unternehmen jeder Größe in der Lage sein, von Computern, Tablets oder Smartphones aus auf ihre Daten und Anwendungen zugreifen zu können, egal ob sie im Büro, im Außendienst oder anderweitig unterwegs sind. Cloud Computing bietet diesen ortsunabhängigen Zugriff über eine Internetverbindung.

 

Positiver Trend bei der Nutzung von Cloud-Services in deutschen Unternehmen

Grundsätzlich setzen immer mehr Unternehmen in Deutschland auf Cloud-Lösungen anstatt auf herkömmliche, lokale IT-Strukturen. 

Lag der Anteil 2014 gerade mal bei 11%, und damit 7% hinter dem EU-Durchschnitt, so nutzten im Jahr 2021 bereits 42% der deutschen Unternehmen mit mindestens 10 Mitarbeitern Cloud-Dienste. Somit holten deutsche Unternehmen in 7 Jahren rasant auf und liegen nun mit 1% sogar knapp über dem EU-Durchschnitt von 41%. [Quelle]

In rationalen Zahlen gesprochen, setzen aktuell rund 1,25 Millionen Unternehmen in Deutschland auf Cloud-Lösungen.

 

Sicherheitsbedenken als Hauptargument gegen Cloud-Lösungen

Die anfängliche Skepsis, die auch heute noch in vielen Chefetagen gegenwärtig ist, beruht vor allem auf Sicherheitsbedenken bzgl. der Datensicherheit. Die Herausgabe von sensitiven, streng vertraulichen Unternehmensdaten und Geschäftsgeheimnissen treibt vor allem Führungskräften und Vorständen Angstschweiß auf die Stirn, steht doch nichts geringeres als die Existenz ihres Unternehmens auf dem Spiel.

Daher vertrauen Unternehmen nur äußerst ungern auf Drittanbieter, wenn es um ihre Datenspeicherung geht. Sie setzen lieber auf eigene IT-Abteilungen und den Aufbau lokaler IT-Netze innerhalb der Firmenstruktur.

Der Gedanke dahinter: Im unternehmenseigenen lokalen Netz haben Unternehmen volle Kontrolle über Firmendaten, sodass diese besser vor Angriffen aus dem Internet geschützt sind. Das ist jedoch ein Mythos.

 

Nachteile herkömmlicher IT-Lösungen

Keine Firma kann sich komplett vom Internet abschotten und ist somit genauso von außen aus dem Internet erreichbar wie ein Cloud-Provider.

Den vom Internetanbieter zur Verfügung gestellten Geräten, wie etwa dem Router mit integrierter Firewall, wird blind vertraut, ohne in Frage zu stellen, ob die Geräte überhaupt für den Unternehmensbedarf geeignet sind. Oft ist das nicht der Fall.

Speziell für den Business-Bereich konzipierte Firewalls sind dagegen mittlerweile sehr weit entwickelt und verfügen über weitreichende Funktionen. Die Kehrseite: Der Wartungs- und Lizenzbedarf ist entsprechend hoch. Und das hat seinen Preis, der teilweise bis in die Zehntausende gehen kann, je nach Unternehmensgröße und Sicherheitsbedarf. 

Ein weiterer Kostenfaktor: Mit der zunehmenden Nachfrage nach Home Office-Möglichkeiten müssen sich Unternehmen zwangsläufig für den Datenverkehr in und aus dem Internet öffnen, um als Arbeitgeber attraktiv zu sein. Dafür müssen zusätzlich sicherheitstechnische Standards implementiert werden, was weitere Kosten verursacht.

Hinzu kommt die schlechte Skalierbarkeit: Im Gegensatz zu Cloud-Lösungen ist die Skalierbarkeit der Inhouse IT-Lösungen meist mit dem Kauf zusätzlicher Hardware und deren Konfiguration verbunden. Cloud-Lösungen können hingegen meist per Knopf-Klick innerhalb kürzester Zeit erweitert werden. 

 

IT-Lösungen für Unternehmen: Eine generelle Frage des Vertrauens

Was viele Unternehmen in ihrer Argumentation für lokale IT-Lösungen und gegen Cloud-Anbieter vergessen: Die gesamte IT muss meist ohnehin aufgrund fehlender Kapazitäten und Fachkenntnisse ausgelagert werden. Sei es über den Aufbau einer speziellen IT-Abteilung, die nicht selten mit Externen besetzt ist, oder über externe Dienstleister.

Auch in diesem Fall haben Geschäftsführung und Führungskräfte aufgrund mangelndem IT-Fachwissens nicht die Möglichkeit nachzuvollziehen, wie sicher ihre Daten sind. 

Im Kern der Sache geht es den meisten Unternehmen um Vertrauen. Wenn sensitive Dateien nicht mehr direkt vor Ort aufbewahrt werden, kommt schnell die Frage auf, wie geschützt diese dann überhaupt sind. In der Argumentation vieler Unternehmen kommt hinzu, dass Cloud-Dienste im Vergleich zu lokalen IT-Lösungen noch relativ neu sind.

Dabei liegen die Sicherheits-Vorteile von Cloud-Diensten klar auf der Hand.

 

Sicherheitsvorteile von Cloud-Lösungen für Unternehmen

1) Sicherheit von Cloud-Lösungen

Die Sicherheitsinfrastruktur einer Cloud ist meist weitaus besser für die Ablage und Absicherung von Daten geeignet als herkömmliche, lokale Infrastrukturen. Eine derartige Absicherung, wie sie von professionellen Cloud-Anbietern angeboten wird, verursacht mitunter sehr hohe Aufwände hinsichtlich Kosten und Arbeitszeit. Professionelle Cloud Anbieter, wie z.B. Google Workspace, verfügen über ein umfassendes Sicherheitskonzept, das höchsten Anforderungen gewachsen ist und regelmäßig auditiert wird. 

So ermöglichen Cloud-Lösungen einen besseren Zugang zu zahlreichen hochmodernen Tools, um eine lückenlose Absicherung zu gewährleisten. 

Zudem können Zugriffsrechte über Identity Access Management Konsolen nach strengen Vorgaben verwaltet werden. Des Weiteren gehört die Möglichkeit einer 2-Faktor-Authentifizierung bei einem Großteil der Cloud-Anbieter zum Standardrepertoire.  

2) Automatisierte Software-Updates

Entscheiden sich Unternehmen für eine Cloud-Lösung, sind sie von der eigenverantwortlichen Durchführung von Sicherheitsupdates und dem Tracken von Sicherheitsschwachstellen befreit.

Die Bereitstellung von relevanten Software-Updates liegt nun ausschließlich in der Verantwortung des Cloud Providers. 

Das verringert zum einen die Gefahr, dass wichtige Updates verpasst werden. Zum anderen können die dadurch freiwerdenden Ressourcen anderweitig eingesetzt werden.

3) Verschlüsselung von Daten

Clouds bieten die mit unter sichersten und robustesten Verschlüsselungen an, so dass es faktisch fast unmöglich ist, Daten zu entschlüsseln. 

Die Geheimhaltung und Sicherheit der Daten wird meist über zweierlei Verschlüsselungsarten gewährleistet: im Ruhezustand sowie während der Übertragung in bzw. aus der Cloud.

Verschlüsselungen sorgen beispielsweise auch dafür, dass der Cloud-Anbieter die Dateninhalte zwar verwalten, aber nicht einsehen kann und sie somit für ihn unbrauchbar werden. So bietet z.B. Google Workspace eine Verschlüsselung der Daten auf Kundenseite (client-side encryption), die gewährleistet, dass sensible Daten in der Cloud stets verschlüsselt abgelegt werden. 

4) Skalierbarkeit

Die Möglichkeit der Skalierbarkeit der Cloud bringt für Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich. So können Cloud-Lösungen einfach erweitert werden und wachsen mit dem Unternehmen.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist auch hier wieder das Thema Kosten. So können im Gegensatz zu früher oder zu lokalen IT-Lösungen Speicherkapazitäten und verbesserte Netzwerkfunktionen ohne großen Aufwand und gegen eine kleine Gebühr schnell umgesetzt werden.

Zudem ermöglicht die Skalierbarkeit der Cloud Unternehmen mehr Flexibilität, indem Unternehmen auf schnellere und effizientere IT-Systeme zugreifen können.

 

Fazit

Zusammenfassend ist der größte Vorteil von Cloud-Lösungen, dass die meisten Aufgaben von Datenpflege und Wartung über Aktualisierung bis hin zur Verschlüsselung der Daten auf den Cloud-Provider übertragen werden. 

Unternehmen können ohne Umschweife mit der Nutzung der Cloud-Dienste beginnen und sich voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Ressourcen werden entlastet und Kapazitäten werden frei. Cloud-Lösungen führen somit nicht nur zu einer Verbesserung der Sicherheit, sondern bieten Wachstumspotenziale, neue technische Möglichkeiten sowie mehr Kostentransparenz und -kontrolle. 

Dem steht zwar der Verlust der alleinigen Datenhoheit und ein gewisses Maß an Abhängigkeit vom Cloud-Anbieter gegenüber. Doch überwiegen die Vorteile von Cloud-Diensten signifikant, was 1,25 Millionen deutsche Unternehmen bereits erkannt haben.

Wir sind lizenzierter Cloud-Partner verschiedener Cloud-Lösungen und bieten unsere Unterstützung und Expertise, indem wir aus unserem Portfolio das Produkt auswählen, das für das Anliegen und die Unternehmensziele unserer Kunden am besten geeignet ist. 

Sie sind auf der Suche nach einer Cloud-Lösung? Dann kontaktieren Sie uns noch heute für einen Beratungstermin.

 

Projektmanagement-Tools: Wozu braucht man das eigentlich

 

Der Sinn hinter jeder Projektmanagement-Software ist schnell erklärt: Sie unterstützt Unternehmen und Projektteams bei der Ausarbeitung und Durchführung von Projekten. Zu ihren zentralen Funktionen zählen Projektplanung und -steuerung, Ressourcenmanagement, Projektcontrolling und Zeiterfassung.

Um den Erfolg eines Projektes sicherzustellen, müssen Projektleiter und Führungskräfte zu jeder Zeit den Überblick über alle Komponenten des Projektmanagements behalten. Aufgrund der zunehmenden Projektkomplexität und der steigenden Anzahl an Beteiligten ist ein passgenaues Projektmanagement-Tool daher heutzutage essentiell.

Für den Begriff Projektmanagement-Software bzw. Projektmanagement-Tool gibt es keine einheitliche Definition, was dazu führt, dass es eine Vielzahl an Produkten verschiedener Anbieter auf dem Markt gibt, die in diese Kategorie fallen. Sie unterscheiden sich vor allem hinsichtlich ihrer Benutzerfreundlichkeit und ihrer Features sowie in Bezug auf ihre Komplexität, von Einsteiger-Software bis hin zu komplexeren Multi-Projektmanagement-Systemen.

Entscheidend für die Auswahl des geeigneten Projektmanagement-Tools sind die individuellen Projekt- und Arbeitsanforderungen sowie die geplanten Einsatzbereiche.

 

Welche Vor- und Nachteile bringt eine Projektmanagement-Software mit sich?

 

Die Vorteile eines Projektmanagement-Tools liegen klar auf der Hand:

• Die Projektorganisation erfolgt zentral auf einer Plattform und ist als Cloud-Lösung zudem mobil von überall aus verfüg- und nutzbar.
• Eine Projektmanagement-Software ermöglicht die Etablierung eines standardisierten Prozesses.
• Dank des Projektmanagement-Tools erhalten alle Beteiligten einen Gesamtüberblick über das Projekt zu wichtigen Kenngrößen wie die Qualität, Zeit und Kosten. Das wiederum erhöht die Transparenz.
• Das Projektteam behält dadurch die optimale Kontrolle über das Projekt und jede einzelne Projektphase und das über die gesamte Dauer des Projektes hinweg. Somit können die Kosten eines Projektes besser kontrolliert und Ressourcen wie Personal und Rohstoffe effizienter eingesetzt werden.

Die Nachteile einer Projektmanagement-Software beschränken sich überwiegend auf den Faktor Zeit. Zunächst nimmt die Suche und Auswahl der richtigen Software Zeit in Anspruch. Im Anschluss müssen alle Projektmitarbeiter intensiv in die neue Software eingearbeitet werden, um sie einerseits bestmöglich bedienen zu können und um sie andererseits als ihr Arbeitstool zu akzeptieren.

Hinzukommen die Kosten für die Anschaffung eines Projektmanagement-Tools.

Die Vorteile überwiegen gegenüber den Nachteilen jedoch um ein Deutliches, da ihre Anschaffung ausschlaggebend für den Erfolg eines Projektes ist.

 

Asana und Monday.com: Die zwei Größen im Projektmanagement

 

Wie bereits im ersten Abschnitt beschrieben, gibt es eine Vielzahl an Produkten und Anbietern von Projektmanagement-Tools. Zwei der größten und beliebtesten Anbieter von Projektmanagement-Lösungen sind Asana und Monday.com.

Für viele Interessenten stellt sich nun die Frage: Welcher der beiden Anbieter ist der Bessere und für welche der beiden Software-Lösungen sollten sich potenzielle Kunden entscheiden.

Doch was steckt eigentlich hinter den beiden Namen?

 

Was ist Asana?

 

Asana ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Lösung, die vor allem auf die Bedürfnisse und Herausforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen ausgerichtet ist.

Die Software bietet eine Komplettlösung in den Bereichen Task Management, Kollaborationen, Dokumenten-Management, Workflow Management, Portfolio Management und mehr.

Mit Asana können Sie den Aufgabenfortschritt in verschiedenen Ansichten wie Listen, Kalendern, Kanban-Boards und Gantt-Diagrammen nachverfolgen.

Es bietet knapp 200 Integrationen, damit Sie einfach und schnell zwischen all den verschiedenen Softwareprogrammen, die Sie verwenden, hin und her wechseln können,

Darüber hinaus unterstützen die in Asana integrierten Kommunikationstools die Zusammenarbeit auf der Teamebene und erleichtern die schnelle und effektive Kommunikation. Damit ist Asana weit mehr als ein reines Projektmanagement-Tool. Denn neben den klassischen Instrumenten der Projektplanung ermöglicht Asana zudem einen flexiblen und bedarfsorientierten Personaleinsatz. Asana findet daher auch speziell im Bereich des Workforcemanagement seine Anwendung.

Asana wird vor allem aufgrund seiner intuitiven Benutzerfreundlichkeit weltweit geschätzt.

 

Was ist Monday.com?

 

Auch bei Monday.com handelt es sich um ein cloudbasiertes Anwendungsprogramm. Die Projektmanagement-Suite des Programms ermöglicht den Nutzern, jeden einzelnen Schritt innerhalb des Projektmanagements in einem einzigen Bereich zu integrieren.

Wie bei Asana können auch bei Monday Aufgaben nachverfolgt, der Projektstatus visualisiert, die Zusammenarbeit erleichtert, die Transparenz erhöht und Dokumente gespeichert werden.

Monday bietet eine Plattform, in dem alle Teammitglieder bevorstehende Aufgaben nachverfolgen, bei jedem Projektschritt zusammenarbeiten, den Fortschritt durch verschiedene Tools wie Statistiken und Planungsoptionen abbilden und alles auf einer einzigen Plattform speichern können, die zu jederzeit für jedes Teammitglied zugänglich ist.

 

Asana vs. Monday.com: Worin unterscheiden sie sich voneinander?

 

Bei unserem Vergleich möchten wir vor allem tiefer auf die Punkte Workflow Management, Task Management, Portfolio Management und die Themen Sicherheit und Integration eingehen.

	Asana	Monday.com
Workflow Management	Arbeitsabläufe können über verschiedene Ansichten verwaltet werden (Listen, Boards, Kalender-Timeline). Aufgaben können in die jeweils ausgewählte Ansicht gezogen und ablegt werden, um den Workflow zu sehen. Projekte können auch anhand eines Kanban-Boards visualisiert werden. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und klar strukturiert. Asana unterstützt Teams außerdem dabei, manuelle Prozesse durch Automatisierung effizienter zu gestalten. Projekt- und Zeitpläne sowie Statusaktualisierungen und Prioritäten können somit besser skaliert und optimiert werden können.	Monday.com bietet eine ähnliche Art der Verwaltung von Arbeitsabläufen. Workflows können über Kanban-Tafeln, Diagramme und Zeitleisten bearbeitet und visualisiert werden. Die Standardansicht ist in Listenform, jedoch können Workflows auch über Kanban-Tafeln, Diagramme und Zeitleisten bearbeitet und visualisiert werden. Die Benutzeroberfläche ist sehr farbenfroh, was jedoch für Verwirrung und Ablenkung sorgen kann.
Task Management	Das Task Management bei Asana umfasst: das Formulieren von Aufgabenzielen das Erstellen von Aufgaben und Fristen das Zuweisen von Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams das Nachverfolgen der einzelnen Projektschritte Die zu erledigenden Aufgaben sind auf der Registerkarte „Meine Aufgabe“ auf der Startseite übersichtlich dargestellt. Mit dem Klicken auf eine beliebige Aufgabe lassen sich alle Aufgabendetails anzeigen und wichtige Dokumente für alle zugänglich anhängen. Aufgaben können projektübergreifend in mehreren Projekten und Teams referenziert werden. Dies erleichtert insbesondere die projekt- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Es können Unteraufgaben auf bis zu 5 Ebenen erstellt werden, um Arbeitsvorgänge besser, effizienter und übersichtlicher zu strukturieren.	Aufgaben werden auf ähnliche Weise erstellt, verwaltet und Teammitgliedern zugewiesen. Über den Aufgabenstatus kann der Fortschritt von Aufgaben nachverfolgt werden. Das Team wird so über die Erledigungsrate der Aufgabe auf dem Laufenden gehalten. Mit der Software können Sie auch tägliche Aufgabenlisten und wöchentliche Teamaufgaben verwalten. Der Teamleiter kann Aufgaben entwerfen und sie den Teammitgliedern zuweisen. Die Aktionstafeln geben einen Überblick über den Status jeder Aufgabe und machen die Aufgabenverwaltung für die Teammitglieder bequem. Unteraufgaben können nicht abgebildet werden.
Portfolio Verwaltung	Asana verfügt über ein Portfoliomanagement. Dieses ermöglicht die gesamte Verwaltung aller aktuellen Projekte in einem Bereich. Sie können das Portfolio der laufenden Projekte sehen, indem Sie aus den täglichen Aufgaben in Asana in die Portfolio-Ansicht wechseln. Die Portfolio-Ansicht zeigt den Status und die wichtigsten Kennzahlen jedes Projekts an, sodass Sie jederzeit auf Knopfdruck einen Übersicht über all Ihre Projekte haben.	Auch Monday.com bietet diese Möglichkeit an, verfügt jedoch im Gegensatz zu Asana nicht über einen eignen Bereich dafür. Über eine Funktion namens „Gruppen“ können Sie beliebige Abschnitte Ihres Projekts in Teilgruppen untergliedern. Im Gegensatz zu Asana zeigen die Gruppen jedoch nicht den kompletten Status der Projektfortschritte an.
Sicherheit	Asana erfüllt die Anforderungen von SOC 2 und ISO/IEC 27001:2013. Mehr zum Thema Sicherheit und Compliance finden Sie hier. Das Unternehmen gibt den Unternehmen nicht das Recht, die Software auf ihren Servern zu betreiben. Die Software ist cloudbasiert und verfügt über Firewalls, um Sicherheitsverletzungen für die Kunden zu vermeiden.	Monday.com hält die Daten seiner Kunden durch die Zusammenarbeit mit Amazon Web Service (AWS) jederzeit verfügbar. Darüber hinaus nutzt Monday.com auch die Sicherheitspraktiken der Google Cloud Platform. Das Unternehmen erfüllt die Normen ISO 27001 und ISO 27018. Mehr zum Thema Sicherheitszertifikate finden Sie hier.
Integrationen	Asana verfügt über mehr als 200 Integrationspartnerschaften mit Unternehmenssoftwareprogrammen. Sie können z.B. Google Workspace, Slack, Instagantt, Dropbox sowie Zeiterfassungsintegrationen wie Everhour nutzen, um Ihre Arbeit besser zu organisieren.	Monday liegt mit 50 Anbietern von Arbeitsraumlösungen abgeschlagen hinter Asana. Mit Monday.com lassen sich u.a. Zoom, Google Drive, Excel, etc. nutzen. Wie bei Asana kann die Zeiterfassung bei Monday.com mit Hilfe von Everhour erfolgen.

 

Asana vs. Monday.com: Ein Fazit

 

Sowohl Asana als auch Monday.com bringen einige positive als auch negative Aspekte mit sich. Beide Projektmanagement-Tools sind für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert und haben teilweise ähnliche Ansätze.

Uns haben jedoch die folgenden Punkte von Asana besonders überzeugt:

• Benutzerfreundliches Interface: Asana hat eine einfach zu bedienende und intuitive Oberfläche, die auch für Anfänger schnell verständlich ist.
• Anpassungsfähigkeit: Asana bietet Ihnen die Möglichkeit, fast jede Funktion, die Sie ausführen, anzupassen.
• Integrationen: Asana ermöglicht über 200 Integrationen mit verschiedensten Unternehmen von Softwareprogrammen.
• Mehrere Ansichten: Die Ansichten können je nach individueller Präferenz verwaltet werden. Sie haben zum Beispiel die Wahl aus Listen, Zeitleisten und Boards.
• Team-Zusammenarbeit: Teams können in Asana in einem einzigen Tool miteinander kommunizieren. So erhalten Sie den Überblick über mehrere Projekte und Portfolios gleichzeitig. Zudem können sich verschiedene Teams gegenseitig in ihrer Arbeit unterstützen.

Vereinbaren Sie noch heute einen kostenlosen Beratungstermin mit uns und erfahren Sie mehr über die Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten von Asana.